SEURAN TALOUSOHJE

• Seuran hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava yhdistyslakia, kirjanpitolakia ja –asetuksia sekä seuran sääntöjä.
• Seuran tilikausi on 1.1. - 31.12. Tilien on oltava valmiina toiminnantarkastajille annettavaksi viimeistään 3 viikkoa ennen seuran vuosikokousta..
• Johtokunta käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen toiminnantarkastajille luovuttamista.
• Kirjanpitokirjoja säilytetään 10 vuotta ja tositemateriaaleja 6 vuotta.
• Toiminnantarkastajien on luovutettava toiminnantarkastuskertomus viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta johtokunnalle.
• Vuosikokous pidetään maaliskuussa.
• Johtokunnan pöytäkirjaan on merkittävä toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä tilinpäätöstä koskevien seikkojen lisäksi muut merkittävät talouteen liittyvät tapahtumat. Tällaisia ovat mm. merkittävät avustukset, lahjoitukset, olennaiset poikkeamat talousarviosta sekä niiden syistä.
• Joukkueet huolehtivat omalta osaltaan tiliensä kirjanpidosta ja seuraamisesta. Joukkueet toimittavat kirjanpitoaineistonsa ja tositteet seuraan viimeistään tilikauden päätyttyä.
• Joukkueiden varainhoidosta, laskutuksesta ja kirjanpidosta vastaa joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja tai joku muu siihen yhteisesti valittu seuran hyväksymä henkilö.
• Seuran kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti.
• Seuran maksuliikenne on hoidettava pankkitilejä käyttäen. Palkkojen ja palkkioiden maksamisen perusteena on oltava kirjalliset sopimukset. Tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää seuran johtokunta.
• Käteiskassojen käyttöä pyritään välttämään, kaikkiin käteisellä tehtäviin toimiin, myös kioskitoiminnasta, on oltava tositteet käytöstä ja huolehtia, että ne merkitään kirjanpitoon.
• Seuran sihteerin tehtävä on huolehtia siitä, että talousarvion toteutumista seurataan toiminnan laatua ja laajuutta vastaavalla tavalla ja että kaikki seuralle kuuluvat tulot tulevat perityksi ja merkityksi seuran kirjanpitoon.
• Merkittävät hankinnat tulee johtokunnan käsitellä ja nimenkirjoitusoikeudellisen hyväksyä ennen maksua.
• Laskutuksessa käytetään pääsääntöisesti Jopox-ohjelmaa ja laskut kiertävät Checkoutin kautta. Checkout-tilitykset täsmäytetään kuukausittain. Myös kulut voidaan kirjata Jopoxin maksujen hallintaan, jolloin voidaan hyödyntää sieltä saatavat raportit kirjanpidossa.
• Seuran lopullisen kirjanpidon hoitaa aina ammattitaitoinen tilitoimisto/kirjanpitäjä.